Sistema PBX en la nube: ¿cómo puede ayudar a reducir costos?

La sigla PBX (Private Branch Exchange), hace referencia a la red telefónica privada, que se usa al interior de las compañías. Es decir, con esta la técnica –PBX- se alude a una centralita que se conecta, mediante líneas troncales, a la red de telefonía pública, y cuyo objeto es gestionar llamadas salientes, entrantes e internas. Habitualmente estas centrales son propietarias (es decir, que no son provistas por las operadoras de telefonía, sino que pertenecen a las empresas).

Bajando el nivel de especificidad, podemos decir que una IP PBX es una central telefónica privada que opera bajo el protocolo IP, que es el que se maneja en Internet. Dadas estas características, un PBX IP es una suerte de servidor de telefonía que enruta las llamadas mediante un software. Por ejemplo Issabel PBX maneja las comunicaciones unificadas mediante un software open source. Asterisk PBX, por su parte, es otra solución de software también de código abierto que permite convertir una computadora en un server de comunicaciones VOIP o central IP (VOIP PBX Asterisk), distinguiéndose de otras alternativas por la riqueza de sus funcionalidades, la sofisticación de las mismas y su notable escalabilidad. Por su parte Elastix PBX es otro software para conformar un server de comunicaciones unificadas: esta solución conjunta funciones colaborativas, fax, mensajería instantánea, correo electrónico y una central PBX IP. Uno de los aspectos que convierten a esta última solución en una herramienta atractiva es su interfaz Web y sus capacidades de marcación predictiva.

En todos estos últimos casos se usar el protocolo IP: la voz es digitalizada y su transmisión se efectúa a partir de paquetes de datos. Esto mejora los costos y también permite ofrecer funcionalidades más avanzadas.

Pero ¿de qué hablamos cuando hablamos de Cloud PBX o PBX en la Nube, y por qué afirmamos que este sistema representa una indudable evolución y ofrece múltiples ventajas?

IP PBX

Una PBX en la Nube es un servicio de central telefónica Cloud. Es decir, se trata de un servicio basado en la Web (VOIP) que se aloja en la Nube. Mientras una PBX convencional y analógica opera de modo fijo, con requerimientos de instalación, hardware específicos y exigencias de mantenimiento importantes, al contratar un servicio Cloud o PBX en la Nube, el sistema telefónico pasa a operarse de manera virtual. En este caso, no hay costos ni de instalación, ni de equipamiento, y tampoco hay exigencia de mantenimiento. Se trata de un modelo que además ofrece grandes facilidades en términos de escalabilidad, sin tener que erogar en nuevo equipamiento.

En cuanto a funciones, un servicio IP PBX en la Nube ofrece características avanzadas que además resultan accesibles mediante cualquier dispositivo, (solo se requiere una conexión Web, lo que torna al sistema especialmente atractivo para el teletrabajo). Entre las funcionalidades más atractivas, se puede mencionar la posibilidad de desviar llamadas a toda hora, la opción de operadora automática, el sistema IVR, la grabación de llamados, etc.

La notable flexibilidad y los beneficios a nivel de accesibilidad y de costos hacen que cada vez más empresas opten por contratar este sistema de PBX IP en la Nube.

PBX

Pero ¿por qué decimos que una central PBX contratada como un servicio en la Nube puede resultar tan beneficiosa para las empresas? En principio, se trata de una alternativa eficiente, que resulta ideal para las pymes que aún no están equipadas. Y también para las empresas medianas y grandes que desean librarse de las inversiones en equipamiento y los costos de mantenimiento.

Está claro que las PBX analógicas son propuestas del pasado, ya que implican altos costos en equipos y en el mantenimiento. Por ejemplo con una PBX convencional una empresa con 50 empleados precisaría instalar otros tantos teléfonos, además de la central, el cableado, la instalación y las salas dedicadas al equipamiento, a lo que debería sumarse el mantenimiento periódico. En el caso de una PBX en la Nube, en cambio, en lo único que su empresa deberá invertir es en una buena conexión a Internet (que es algo que por lo común las compañías ya tienen) y en los teléfonos IP.

PBX IP

El servicio de central PBX IP en la Nube se actualiza periódicamente, lo que permite disponer siempre de la última tecnología. De este modo, se optimizan las funcionalidades sin generar interrupciones en las comunicaciones de la empresa. Y si se hace necesario reparar alguna extensión puntual, se efectúa una actualización específica sin afectar al servicio del resto de la compañía.

En el caso del sistema analógico, los datos y la voz circulan por redes diferentes, lo cual incrementa los costos. En cambio con una IP PBX el enlace es el mismo, lo que permite efectuar ahorros. En efecto: en el caso de una PBX IP se opera mediante telefonía VOIP, con lo cual la voz se transforma en datos y luego se distribuye -debidamente digitalizada- vía Web; posteriormente, ya en destino, los datos vuelven a transformarse en voz. Este sistema es mucho más económico y eficiente. De hecho, en el caso de que las llamadas se efectúen entre internos de la misma compañía en diferentes locaciones, la comunicación puede ser gratuita. Y cuando la llamada es internacional, se reducen los costos de manera sustancial.

PBX en la Nube

Otro aspecto que ya señalamos, pero que conviene enfatizar, es el de la escalabilidad: al contratar una central PBX en la Nube se hace mucho más fácil sumar un nuevo empleado a la red de telefonía de la empresa, ya que el propio administrador puede sumar extensiones sin incurrir en costos de instalación. Por último, al contratar un servicio de PBX en la Nube se pueden sumar interesantes funcionalidades -como grabar llamadas, generar un IVR (menú de opciones con derivación automática para el cliente), etc.-, sin costos adicionales.