Pymes: ¿por qué deberían invertir en una PBX en la nube?

El concepto de PBX es uno de los que genera más consultas entre las personas que no son especialistas en telecomunicaciones. Es lógico, ya que se trata de un término muy técnico y de reciente aparición. Para ensayar una definición, podríamos decir que siempre que se habla de PBX se alude al sistema que facilita la gestión de las telecomunicaciones privadas en las compañías. La central PBX es una suerte de central de ingreso, distribución y egreso de los llamados al interior de las empresas.

Actualmente, el concepto de PBX se refiere mayormente a las centrales IP (es decir, las que emplean el protocolo de Internet para la transmisión de los llamados), tanto físicas como virtuales. De tal manera, una IP PBX es una especie de server de telefonía que se encarga de enrutar los llamados a través de una solución de software. Y si hablamos de software, existen soluciones que lograron bastante notoriedad en años recientes en el mercado, gracias a algunos diferenciales concretos. Por ejemplo Elastix PBX es una herramienta que permite constituir un servidor de comunicaciones unificadas: a la PBX IP le suma funciones como mensajería, fax, e-mail y herramientas de colaboración.

Por otro lado, la PBX Asterisk es otra herramienta de código abierto con capacidad de transformar una computadora en un servidor VOIP. La Asterisk PBX se diferencia por su importante escalabilidad y por sus funcionalidades sofisticadas. Otro producto con gran difusión en el mercado es Issabel PBX, que es precisamente una herramienta que gestiona las comunicaciones unificadas mediante una solución de código abierto.

IP PBX

Ahora bien, antes de repasar las ventajas que tiene una PBX en la Nube para las pymes, primero deberíamos comenzar por explicar de qué se trata este servicio, y qué lo distingue. Una PBX en la Nube es una PBX basada en software que opera en locaciones externas, más concretamente en el data center del proveedor del servicio. O sea que la PBX se ubica en una locación remota, y la comunicación con la red de telefonía de la empresa se efectúa vía Web.

PBX en la Nube

Enfocándonos ahora, en la realidad de las pequeñas y medianas empresas, las ventajas de contratar una central IP PBX en la Nube pasan por varios factores.

En principio se trata de un modelo que claramente exige menos inversión en infraestructura, lo cual resulta particularmente importante para las pymes. Además en este tipo de empresas es común que muchos empleados trabajen de manera remota, o no estén todo el tiempo en la oficina, y el modelo de PBX IP en la Nube se distingue por facilitar la movilidad, ya que, siempre y cuando se disponga de una conexión Web, habilita a tomar llamadas con diferentes dispositivos y desde distintos lugares. En definitiva, esto evita que o se pierdan llamadas de clientes, cosa que desde el punto de vista comercial puede resultar clave.

Pero además, un servicio de PBX en la Nube les brinda a las pymes otras ventajas. Por ejemplo, permite acceder a servicios que habitualmente usan las grandes compañías, como el de recepcionista virtual (que atiende llamadas las 24 horas todos los días de la semana), el de IVR (respuesta de voz interactiva, que orienta el llamado de manera automática hacia el sector buscado a través de menús configurables, lo que además de optimizar la experiencia del cliente, ahorra tiempo al personal). Otra funcionalidad que optimiza la experiencia de los clientes es la posibilidad de incluir mensajes y música en espera, en momentos en que se acumulan llamadas y no es posible atenderlas al instante.

IP PBX

El servicio de PBX en la Nube resulta claramente más económico que uno de telefonía convencional. En primer lugar las llamadas que se efectúan dentro de la empresa están libres de cargo. Por su parte los llamados de larga distancia tienen valores similares a los locales, y los internacionales resultan mucho más económicos que con la telefonía clásica (red pública conmutada). Esto es muy importante para las pequeñas y medianas empresas, que además se libran de sumar equipamiento físico, de desplegar cables y centrales propias. Al orientarse por una central PBX en la Nube solo deberán tener una buena conexión Web. Y además podrán evitar los costos -a veces relevantes- del mantenimiento, cosa que en el modelo de telefonía convencional suele exigir.

Por otro lado, conviene enfatizar que al contratar un sistema de PBX IP en la Nube se gana en flexibilidad, ya que bajo este tipo de esquemas se pueden sumar o quitar líneas de manera muy veloz y amigable.

Central PBX

Otra ventaja de una central IP PBX, es la posibilidad de transferir o desviar llamadas de modo automático, mediante un par de clics, lo cual ofrece mayor agilidad para atender a los clientes. Por otra parte, al contratar una PBX en la Nube se obtiene total control de las comunicaciones. De hecho, la empresa puede tener su propio central PBX virtual que opere como un panel de control. De tal suerte podrá realizar las configuraciones que desee, visualizar información, sumar extensiones, etc. Como se ve, las pymes pueden encontrar grandes ahorros y beneficios al contratar una central PBX en la Nube como un servicio remoto.